Die Zuordnung von Namen zu Personen sollte als ein dynamischer, offen gelegter Vorgang verstanden werden, der nicht abgeschlossen ist und bei dem jeder eingeladen ist, auch selbst zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren (mehr dazu ...).
Zu jeder in den Dokumenten indizierten Person gibt es genau eine Datei. Sind mehrere Namen zu einer Person bekannt, so wird für die Datei in der Regel der zuletzt genannte Name gewählt. Alle weiteren Namen werden ebenfalls in den Personen-Index aufgenommen, zeigen aber auf dieselbe Datei. Daraus folgt, daß Personen gleichen Namens durch unterschiedliche Dateien repräsentiert werden und daß im Index auf alle im Druck üblichen Verweise ("siehe" etc.), Zusätze ("d.J.") und Titel etc. verzichtet werden kann.
Namensgebend ist in der Regel der letzte zu Lebzeiten in Gebrauch gestandene Name, wobei die zeitgenössischen Schreibweisen bevorzugt werden. Ausnahmen betreffen "kanonisierte" Namensformen ("Vermeyen" statt "Van der May"), durch Drucke verbreitete Namen der Humanisten, oder Zusätze bei Namen von Adeligen, bei denen der Familienname verloren ging ("Ksin. Maria"). In der Datei, die der Person zugeordnet ist, werden alle wesentlichen Namensformen sichtbar, im Index nur jene, die das Auffinden erleichtern.